AGewiS · Oberbergischer Kreis

Ausbildungsdokumentation

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Datenschutz-Information

Diese Seite fasst zusammen, wie die App Ausbildungsdokumentation der AGewiS mit deinen Daten umgeht. Die ausführliche Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) gem. Art. 35 DSGVO liegt intern vor und wird vom Datenschutzbeauftragten gepflegt.

Stand: 2026-06-26 · Verantwortlicher: Akademie Gesundheitswirtschaft und Senioren (AGewiS), Oberbergischer Kreis · Datenschutzbeauftragte:r: DSB@agewis.de

Wofür wir deine Daten verarbeiten

Wir dokumentieren mit der App die NotSan- bzw. RettSan-Ausbildung gemäß NotSanAPrV / NotSanG § 5 bzw. RettAPrVO NRW. Ohne diese Dokumentation könnten wir den Ausbildungs-Nachweis nicht erbringen.

Konkret:

  • Praxis-Einsätze auf Rettungswachen und in Kliniken (Datum, Schichtzeiten, Standort, Maßnahmen, Reflexion)
  • Theoretische Unterrichtseinheiten und damit verbundene Anwesenheit/Abwesenheit
  • Block- und Sektionsstatus gemäß Curriculum
  • Korrektur-/Änderungs-Historie und vollständiger Audit-Trail

Rechtsgrundlage

  • Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO — rechtliche Verpflichtung (NotSanAPrV, RettAPrVO NRW, NotSanG)
  • Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO — Vertragsdurchführung (Ausbildungsverhältnis bzw. Mitwirkungs-Vertrag bei externen Praxisanleiter:innen und Dozent:innen)
  • Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO — Verarbeitung besonderer Kategorien (Mutterschutz, Krankheits-Abwesenheit) auf Basis Sozial-/Arbeitsrecht

Wer deine Daten sehen kann

Streng rollenbasiert. Die volle Berechtigungsmatrix mit aktuell 105 Aktionen liegt im Code (packages/permissions/matrix.ts) und ist über IT → Berechtigungsmatrix einsehbar.

  • Azubis sehen die eigenen Daten und die eigenen PA-/KL-Korrekturen inkl. Begründung.
  • Praxisanleiter:innen Wache sehen die Daten der ihnen zugeordneten Azubis, prüfen und geben Wache-Blöcke frei.
  • Kursleitung sieht alle Daten des eigenen Kurses, kann Korrekturen mit Pflicht-Begründung vornehmen.
  • Schulleitung sieht schul-weit alle Daten.
  • Sekretariat sieht ausschließlich Stundensummen und Bescheinigungs-Status — keine Eintragsinhalte, keine Reflexionen.
  • IT hat Vollzugriff für Sysadmin-Aufgaben und ist durch verpflichtende DSGVO-Schulung gebunden.
  • Dozent:innen sehen ihre eigenen Unterrichtseinheiten und die aktuellen Tages-Abwesenheiten — keine historische Vollsicht.

Interne Vermerke: Kursleitung (eigener Kurs), Schulleitung und IT können zu einem Azubi einen freien Vermerk festhalten — etwa über ein geführtes Gespräch. Sekretariat und Praxisanleitung sehen diese Vermerke nicht, und sie stehen nicht im Begleitbuch-PDF. Wie du Auskunft darüber bekommst, steht unten unter Deine Rechte.

Wo deine Daten liegen

  • Hosting auf eigener Hardware beim Auftragsverarbeiter server4you (AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO liegt vor; Serverstandort Straßburg, Frankreich — innerhalb der EU).
  • Mail-Versand über ein internes Mail-Relay der Schul-Infrastruktur — kein externer Mail-Provider.
  • Authentifizierung über den eigenen Microsoft-Entra-ID-Tenant (@agewis.de). Bei der Anmeldung selbst tauschen wir nur Tokens aus.
  • Benachrichtigungen über Microsoft Teams (seit 02.09.2026 eingeschaltet): Wer Teams als Weg eingestellt hat, bekommt die Kurzhinweise als Chat. Diese Nachrichten laufen über Microsoft-Dienste — anders als bei der reinen Anmeldung fließen dabei App-Inhalte zu Microsoft. Eine solche Nachricht enthält den Namen, den Kurs, einen Zeitraum und den Anlass — bei einer Abwesenheitsmeldung also auch die Angabe „Krankheit". Der Nachrichtentext ist ein Kurzhinweis mit Verweis in die App; Reflexionen, Bewertungen, Bescheinigungen und Protokollinhalte gehen nie diesen Weg. Wer das nicht möchte, stellt unter Mein Konto → Einstellungen auf E-Mail um — sofern die eigene Rolle das zulässt.
  • KI-Funktionen (Textvorschlag im Praxisbegleitungs-Protokoll für Kursleitung/Schulleitung; Assistent „ABBI" für alle; Zusammenfassung der Teamprotokolle für Kursleitung und Sekretariat): Die Eingaben gehen über einen internen Vermittlungsdienst der Schul-Infrastruktur an einen externen KI-Anbieter, der daraus die Antwort erzeugt. Übertragen werden nur der eingegebene Text und die für die Antwort nötigen Auszüge aus Anleitungen und Lehrplänen — keine Azubi-Daten. Bitte schreib deshalb keine Namen und keine Patientendaten in Stichpunkte oder Fragen; die App weist an beiden Stellen darauf hin.
  • Was ABBI nicht kennt: Der Assistent hat keinen Zugriff auf Stunden, Fehlzeiten, Ampeln oder Prüfungsergebnisse — auch nicht auf deine eigenen. Das ist technisch abgesichert, nicht nur zugesagt. Eure Gespräche werden nicht gespeichert.

Wie lange wir deine Daten speichern

  • Ausbildungsbezogene Daten (Praxis-Einträge, Versionen, Bescheinigungen, Theorie-UEs, Abwesenheiten, Audit-Log): 10 Jahre nach Ausbildungsende, danach automatische Anonymisierung.
  • Backups der Datenbank: 30 Tage rolling.
  • Statistische Aggregate (Anzahl Einträge, Stunden) bleiben anonymisiert erhalten.

Eine vorzeitige Löschung ist auf Antrag möglich, soweit kein rechtliches Aufbewahrungs-Erfordernis entgegensteht.

Deine Rechte

Wir setzen die Betroffenenrechte der DSGVO um:

  • Art. 15 Auskunft — du kannst jederzeit einen Datenexport zu dir bekommen. Den JSON-Export lädst du direkt selbst herunter: am Ende dieser Seite über den Button „Meine Daten als JSON herunterladen". Für das Begleitbuch-PDF oder Rückfragen wende dich an die Schulleitung oder direkt an den DSB.

    Eine Kategorie ist in diesem Export nur benannt, nicht ausgeführt: interne Vermerke der Schule. Die Datei nennt dir, wie viele es gibt, aber nicht ihren Inhalt. Der Grund ist Art. 15 Abs. 4 DSGVO — ein solcher Vermerk kann Angaben über weitere Personen enthalten, und deren Rechte müssen zuerst geprüft werden. Auskunft über den Inhalt bekommst du auf Antrag bei der Schulleitung; sie entscheidet dann für jeden einzelnen Vermerk, was herausgegeben wird. Ein Vermerk, der nur dich betrifft, ist dabei in aller Regel herauszugeben.

  • Art. 16 Berichtigung — falsche Einträge werden über den Korrektur-Workflow durch KL/SL berichtigt (mit Pflicht-Begründung und Versions-Historie).

  • Art. 17 Löschung — nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrung automatisch. Vorzeitig im Einzelfall durch die Schulleitung.

  • Art. 18 Einschränkung — Account-Deaktivierung möglich.

  • Art. 20 Datenübertragbarkeit — JSON-Export, siehe Art. 15.

  • Art. 21 Widerspruch — schriftlich an die Schulleitung oder den DSB.

Kontakt für alle Datenschutz-Anliegen:

  • Datenschutzbeauftragte:r: DSB@agewis.de
  • Aufsichtsbehörde: Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW)

Besondere Punkte

  • Reflexions-Freitexte in Praxis-Einträgen: bitte dort keine Patientendaten erfassen — keine Namen, keine Geburtsdaten, keine identifizierenden Details. Du wirst direkt am Eingabefeld darauf hingewiesen.
  • Mutterschutz wird ausschließlich durch die Schulleitung gepflegt; während des Mutterschutz-Zeitraums wird die Abwesenheits-Erfassung gesperrt und die Tage aus der Ampel- Berechnung ausgeschlossen.
  • AU-Bescheinigungen werden nicht in die App hochgeladen (AGewiS ist nicht dein Arbeitgeber — die AU-Pflicht liegt beim Träger des Rettungsdienstes).
  • KI-Textunterstützung: Im Praxisbegleitungs-Protokoll kann aus Stichpunkten ein Textvorschlag erzeugt werden. Verarbeitet werden nur die eingegebenen Stichpunkte — bitte dort keine Patientendaten oder Klarnamen eingeben.
  • Assistent „ABBI": beantwortet Fragen zur Bedienung, zur Ausbildung und zu den Lehrplänen. Verarbeitet wird deine Frage; Azubi-Daten sieht er nicht. Auch hier bitte keine Namen und keine Patientendaten in die Frage schreiben.
  • Zusammenfassung der Teamprotokolle: Nach jeder Teamsitzung erzeugt die App einmal eine kurze Zusammenfassung für die, die gefehlt haben. Übertragen werden nur Sitzungsdatum und je Tagesordnungspunkt Titel, Beschreibung, Priorität, Status, Ergebnis, Frist und Kurskürzel, keine Namen, keine Anwesenheit, keine Kommentare, keine Anlagen. Freitext geht so hinaus, wie er geschrieben ist. Bitte schreib deshalb keine Namen in Titel, Beschreibungen und Ergebnisse der Tagesordnungspunkte. Die IT kann die Funktion abschalten.

Einwilligung beim ersten Login

Beim ersten Login wird dir diese Datenschutz-Information als Modal angezeigt. Das gilt für alle Anwender:innen — egal ob du dich über dein MS365-Konto (Azubis, internes Personal) oder über den E-Mail-Code (externe Praxisanleiter:innen und Dozent:innen) anmeldest. Du musst die Information einmalig bestätigen, bevor du die App nutzen kannst.

Wenn du nicht einverstanden bist, wirst du abgemeldet; die Schulleitung sieht deine Ablehnung in der Liste DSGVO → Einwilligungs-Ablehnungen und kann Kontakt aufnehmen. Beim nächsten Login bekommst du dieselbe Frage erneut vorgelegt.