Datenschutz-Information

Diese Seite fasst zusammen, wie die App Ausbildungsdokumentation der AGewiS mit deinen Daten umgeht. Die ausführliche Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) gem. Art. 35 DSGVO liegt intern vor und wird vom Datenschutzbeauftragten gepflegt.

Stand: 2026-06-26 · Verantwortlicher: Akademie Gesundheitswirtschaft und Senioren (AGewiS), Oberbergischer Kreis · Datenschutzbeauftragte:r: DSB@agewis.de

Wofür wir deine Daten verarbeiten

Wir dokumentieren mit der App die NotSan- bzw. RettSan-Ausbildung gemäß NotSanAPrV / NotSanG § 5 bzw. RettAPrVO NRW. Ohne diese Dokumentation könnten wir den Ausbildungs-Nachweis nicht erbringen.

Konkret:

Praxis-Einsätze auf Rettungswachen und in Kliniken (Datum, Schichtzeiten, Standort, Maßnahmen, Reflexion)
Theoretische Unterrichtseinheiten und damit verbundene Anwesenheit/Abwesenheit
Block- und Sektionsstatus gemäß Curriculum
Korrektur-/Änderungs-Historie und vollständiger Audit-Trail

Rechtsgrundlage

Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO — rechtliche Verpflichtung (NotSanAPrV, RettAPrVO NRW, NotSanG)
Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO — Vertragsdurchführung (Ausbildungsverhältnis bzw. Mitwirkungs-Vertrag bei externen Praxisanleiter:innen und Dozent:innen)
Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO — Verarbeitung besonderer Kategorien (Mutterschutz, Krankheits-Abwesenheit) auf Basis Sozial-/Arbeitsrecht

Wer deine Daten sehen kann

Streng rollenbasiert. Die volle Berechtigungsmatrix mit aktuell 105 Aktionen liegt im Code (packages/permissions/matrix.ts) und ist über IT → Berechtigungsmatrix einsehbar.

Azubis sehen die eigenen Daten und die eigenen PA-/KL-Korrekturen inkl. Begründung.
Praxisanleiter:innen Wache sehen die Daten der ihnen zugeordneten Azubis, prüfen und geben Wache-Blöcke frei.
Kursleitung sieht alle Daten des eigenen Kurses, kann Korrekturen mit Pflicht-Begründung vornehmen.
Schulleitung sieht schul-weit alle Daten.
Sekretariat sieht ausschließlich Stundensummen und Bescheinigungs-Status — keine Eintragsinhalte, keine Reflexionen.
IT hat Vollzugriff für Sysadmin-Aufgaben und ist durch verpflichtende DSGVO-Schulung gebunden.
Dozent:innen sehen ihre eigenen Unterrichtseinheiten und die aktuellen Tages-Abwesenheiten — keine historische Vollsicht.

Interne Vermerke: Kursleitung (eigener Kurs), Schulleitung und IT können zu einem Azubi einen freien Vermerk festhalten — etwa über ein geführtes Gespräch. Sekretariat und Praxisanleitung sehen diese Vermerke nicht, und sie stehen nicht im Begleitbuch-PDF. Wie du Auskunft darüber bekommst, steht unten unter Deine Rechte.

Wo deine Daten liegen

Hosting auf eigener Hardware beim Auftragsverarbeiter server4you (AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO liegt vor; Serverstandort Straßburg, Frankreich — innerhalb der EU).
Mail-Versand über ein internes Mail-Relay der Schul-Infrastruktur — kein externer Mail-Provider.
Authentifizierung über den eigenen Microsoft-Entra-ID-Tenant (@agewis.de). Bei der Anmeldung selbst tauschen wir nur Tokens aus.
Benachrichtigungen über Microsoft Teams (seit 02.09.2026 eingeschaltet): Wer Teams als Weg eingestellt hat, bekommt die Kurzhinweise als Chat. Diese Nachrichten laufen über Microsoft-Dienste — anders als bei der reinen Anmeldung fließen dabei App-Inhalte zu Microsoft. Eine solche Nachricht enthält den Namen, den Kurs, einen Zeitraum und den Anlass — bei einer Abwesenheitsmeldung also auch die Angabe „Krankheit". Der Nachrichtentext ist ein Kurzhinweis mit Verweis in die App; Reflexionen, Bewertungen, Bescheinigungen und Protokollinhalte gehen nie diesen Weg. Wer das nicht möchte, stellt unter Mein Konto → Einstellungen auf E-Mail um — sofern die eigene Rolle das zulässt.
KI-Funktionen (Textvorschlag im Praxisbegleitungs-Protokoll für Kursleitung/Schulleitung; Assistent „ABBI" für alle): Die Eingaben gehen über einen internen Vermittlungsdienst der Schul-Infrastruktur an einen externen KI-Anbieter, der daraus die Antwort erzeugt. Übertragen werden nur der eingegebene Text und die für die Antwort nötigen Auszüge aus Anleitungen und Lehrplänen — keine Azubi-Daten. Bitte schreib deshalb keine Namen und keine Patientendaten in Stichpunkte oder Fragen; die App weist an beiden Stellen darauf hin.
Was ABBI nicht kennt: Der Assistent hat keinen Zugriff auf Stunden, Fehlzeiten, Ampeln oder Prüfungsergebnisse — auch nicht auf deine eigenen. Das ist technisch abgesichert, nicht nur zugesagt. Eure Gespräche werden nicht gespeichert.

Wie lange wir deine Daten speichern

Ausbildungsbezogene Daten (Praxis-Einträge, Versionen, Bescheinigungen, Theorie-UEs, Abwesenheiten, Audit-Log): 10 Jahre nach Ausbildungsende, danach automatische Anonymisierung.
Backups der Datenbank: 30 Tage rolling.
Statistische Aggregate (Anzahl Einträge, Stunden) bleiben anonymisiert erhalten.

Eine vorzeitige Löschung ist auf Antrag möglich, soweit kein rechtliches Aufbewahrungs-Erfordernis entgegensteht.

Deine Rechte

Wir setzen die Betroffenenrechte der DSGVO um:

Art. 15 Auskunft — du kannst jederzeit einen Datenexport zu dir bekommen. Den JSON-Export lädst du direkt selbst herunter: am Ende dieser Seite über den Button „Meine Daten als JSON herunterladen". Für das Begleitbuch-PDF oder Rückfragen wende dich an die Schulleitung oder direkt an den DSB.

Eine Kategorie ist in diesem Export nur benannt, nicht ausgeführt: interne Vermerke der Schule. Die Datei nennt dir, wie viele es gibt, aber nicht ihren Inhalt. Der Grund ist Art. 15 Abs. 4 DSGVO — ein solcher Vermerk kann Angaben über weitere Personen enthalten, und deren Rechte müssen zuerst geprüft werden. Auskunft über den Inhalt bekommst du auf Antrag bei der Schulleitung; sie entscheidet dann für jeden einzelnen Vermerk, was herausgegeben wird. Ein Vermerk, der nur dich betrifft, ist dabei in aller Regel herauszugeben.
Art. 16 Berichtigung — falsche Einträge werden über den Korrektur-Workflow durch KL/SL berichtigt (mit Pflicht-Begründung und Versions-Historie).
Art. 17 Löschung — nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrung automatisch. Vorzeitig im Einzelfall durch die Schulleitung.
Art. 18 Einschränkung — Account-Deaktivierung möglich.
Art. 20 Datenübertragbarkeit — JSON-Export, siehe Art. 15.
Art. 21 Widerspruch — schriftlich an die Schulleitung oder den DSB.

Kontakt für alle Datenschutz-Anliegen:

Datenschutzbeauftragte:r: DSB@agewis.de
Aufsichtsbehörde: Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW)

Besondere Punkte

Reflexions-Freitexte in Praxis-Einträgen: bitte dort keine Patientendaten erfassen — keine Namen, keine Geburtsdaten, keine identifizierenden Details. Du wirst direkt am Eingabefeld darauf hingewiesen.
Mutterschutz wird ausschließlich durch die Schulleitung gepflegt; während des Mutterschutz-Zeitraums wird die Abwesenheits-Erfassung gesperrt und die Tage aus der Ampel- Berechnung ausgeschlossen.
AU-Bescheinigungen werden nicht in die App hochgeladen (AGewiS ist nicht dein Arbeitgeber — die AU-Pflicht liegt beim Träger des Rettungsdienstes).
KI-Textunterstützung: Im Praxisbegleitungs-Protokoll kann aus Stichpunkten ein Textvorschlag erzeugt werden. Verarbeitet werden nur die eingegebenen Stichpunkte — bitte dort keine Patientendaten oder Klarnamen eingeben.
Assistent „ABBI": beantwortet Fragen zur Bedienung, zur Ausbildung und zu den Lehrplänen. Verarbeitet wird deine Frage; Azubi-Daten sieht er nicht. Auch hier bitte keine Namen und keine Patientendaten in die Frage schreiben.

Beim ersten Login wird dir diese Datenschutz-Information als Modal angezeigt. Das gilt für alle Anwender:innen — egal ob du dich über dein MS365-Konto (Azubis, internes Personal) oder über den E-Mail-Code (externe Praxisanleiter:innen und Dozent:innen) anmeldest. Du musst die Information einmalig bestätigen, bevor du die App nutzen kannst.

Wenn du nicht einverstanden bist, wirst du abgemeldet; die Schulleitung sieht deine Ablehnung in der Liste DSGVO → Einwilligungs-Ablehnungen und kann Kontakt aufnehmen. Beim nächsten Login bekommst du dieselbe Frage erneut vorgelegt.